Разделяй и властвуй
Даже в самом сознательном и целеустремленном работнике всегда сидит лентяй. Как обмануть последнего? Надо представить, что большая задача состоит из крошечных маленьких.
Как-то один из менеджеров должен был решить очень неприятный вопрос с налоговой инспекцией. И все откладывал и откладывал. В конце концов он попытался выйти из затруднительного положения с помощью такой отрасли психологии как тайм-менеджмент. «Декомпозировал задачу» до абсурда, то есть разложил ее на мельчайшие операции: 1. купить конверт; 2. найти в справочнике адрес налоговой инспекции; 3. надписать конверт и т. д. Затем наметил план, согласно которому ежедневно совершал пять операций и вычеркивал их из своего списка. Уже через несколько дней большое и неприятное дело стало таять как снежный ком, и вопрос был благополучно решен, причем в достаточно короткий срок.
Оказывается, дробление проблемы позволяет приблизить ее разрешение.
Еще один пример «партизанской тактики» истребления «врага» поодиночке и малыми группами приводит специалист по тайм-менеджменту Алан Лакейн в своей книге «Искусство успевать».
Рекомендуемый им прием называется «методом швейцарского сыра». «Врага» необязательно истреблять последовательно, можно постепенно «выгрызать» из большого дела маленькие кусочки, проделывая в нем дырки с разных сторон. После того как большая задача будет подточена, останется добить ее одним ударом. Этот метод можно рекомендовать людям, способным стремительно переключать внимание с одного дела на другое, не любящим выполнять задачи в логической последовательности. Именно для них хаотичное «откусывание» небольших подзадач может быть наиболее комфортным.
Менеджер в зазеркалье
Можно дробить не только задачу, но ее исполнителя. Попробуйте разделить себя на «сегодняшнего», «вчерашнего» и «завтрашнего».
Тогда логика взаимоотношений ваших «я» будет такой: «Да уж, этот нехороший «я вчерашний» написал столько планов… Ничего, скрепя сердце сделаю, но уж зато на «завтрашнем» отыграюсь по полной программе».
2 совета «резинщику»
- в пятницу напишите список дел на следующую неделю. Запланируйте и необходимые отрезки времени на их выполнение. Чтобы было легче «окинуть взглядом» всю неделю, используйте планинг, каждый лист которого посвящен не одному дню, а всем семи;
- чтобы было легче расставить приоритеты, выясните, сколько стоит ваше время. Возьмите свою месячную зарплату, разделите это число на 4 (столько недель в месяце), а затем еще на 5 (столько рабочих дней в неделе). Таким образом, легко посчитать, во сколько вам обойдется каждое из намеченных дел.
Алан Лакейн рекомендует похожий способ, советуя для начала выступить по отношению к самому себе в качестве консультанта. Напишите рекомендации по выполнению задачи, как если бы кто-то попросил вас об этом. Благодаря такому приему становится гораздо легче заставить себя взяться за непривычное или неприятное дело.
На войне не обойтись и без хитростей. Один менеджер в ходе корпоративного проекта по тайм-менеджменту придумал следующий способ «обмануть» себя. В бланках дневного хронометража он создал специальный раздел только под большие задачи. Таких в течение дня бывало не более 5–7. Сначала он выполнял не самые приоритетные и сложные, как это рекомендуется делать в классическом тайм-менеджменте, а наоборот, наиболее простые и легко решаемые. Через какое-то время получалось, что 3 галочки из 5 уже проставлены. После этого ну очень хочется завершить дело! Ничего не оставалось, как на волне этого желания взять и «добить» 2 оставшиеся самые сложные и крупные проблемы.
Чай-кофе-потанцуем?
Управлять временем можно только в том случае, если и ваши коллеги тоже ощущают острое желание успеть за 8 часов рабочего времени расправиться со всеми делами. Но если этого не происходит?
Часто бывает, что нагрузка у всех сотрудников офиса неравномерная. Как решить свои задачи, не отвлекаясь на постоянно поступающие предложения «поболтать», «покурить», «попить кофейку»?
Ответы на эти вопросы дает психолог Фрэнсис Кей, написавшая книгу «Сдвиньте с мертвой точки ваш тайм-менеджмент». Прежде всего следует научиться говорить «нет». Для этого необходимо периодически сообщать коллегам, над каким проектом вы работаете, — меньше будет недопонимания и разочарований. Кроме того, отвечая отказом на предложение «поболтать», лучше всего уточняйте, когда вы сможете это сделать, например, «ближе к концу дня» или «через часок».
Если кто-то настаивает на встрече, соглашайтесь, но при условии, что она будет проведена не на вашей территории: так вам будет легче уйти. Кстати, если кто-то забежал — по делу или просто так, не давайте ему садиться!
Документы у вас в руках означают, что вы спешите на другую встречу, так что носите с собой папку, если не хотите, чтобы разговор затянулся.
Если вам некогда, во время разговора всегда стойте. Не принимайте предложения сесть.
Есть и более радикальные методы: скажем, повесить на двери табличку с надписью «Не беспокоить!». Впрочем, эти приемы уже имеют опосредованное отношение к психологии. Скорее, они относятся к принятой у вас в компании корпоративной культуре, без которой, естественно, выстроить свой тайм-менеджмент не удастся.
